Der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand zur Bearbeitung und Archivierung von Personalunterlagen in großen Unternehmen oder Konzernen ist beträchtlich. Die in Papierform vorliegenden Personalakten umfassen jeweils oft mehrere hundert Seiten und wachsen durch Verdienstnachweise und Weiterbildungszertifikate täglich. Die Dokumente liegen zentral an einer Stelle und können nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen oder bearbeitet werden.

Die digitale Personalakte ersetzt komplett den in jedem Unternehmen bekannten Personal-Aktenordner mit allen Mitarbeiterunterlagen. Von der Bewerbung über den Anstellungsvertrag, die Zeugnisse, Abmahnungen, Verdienst-nachweise u.v.m. bis hin zu Entlassungspapieren und Rentenunterlagen werden alle Informationen elektronisch im pdf-Format aufbewahrt. Dadurch ist das Recherchieren, Anzeigen, Sortieren und Drucken von Dokumenten von allen autorisierten Mitarbeitern problemlos möglich und die Dokumente sind vor Missbrauch geschützt. Durch bestmögliche Verschlüsselung und ein sehr strenges Rechtesystem ist die Sicherheit der vertraulichen Daten gewährleistet. Eine hohe Systemverfügbarkeit und geringe Reaktionszeiten sorgen für eine große Akzeptanz bei den Nutzern.

Unter anderem verfügt die digitale Personalakte über folgende Prozess-Funktionen:

• Erfassung der Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen (E-Mail, Office-Dokumente, Briefe, unterschriebene Arbeitsverträge etc.)
• Neuanlage einer Personalakte z. Bsp. durch Übernahme erster Unterlagen aus Bewerbersystemen
• Übernahme elektronischer Dokumente, Host-Daten etc.
• Scannen neuer Papierdokumente und Vergabe von Attributen
• Wiedervorlage von Dokumenten über den normalen E-Mail-Postkorb
• Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten auf Attributsebene
• Verringerung der Postumlaufzeiten durch sofortige Verfügbarkeit der Daten
• Mehrfachzugriff möglich

Bei der Planung und Umsetzung einer Lösung für eine digitale Personalakte stehen wir Ihnen in allen Projektphasen kompetent zur Seite.

Profitieren Sie von unserer umfangreichen Projekterfahrung mit namhaften Kunden. Gerne vermitteln wir Ihnen auch einen Kontakt oder vereinbaren einen Referenzbesuch, bei dem Sie sich die Lösung im laufenden Betrieb ansehen können und Gelegenheit haben sich mit Anwendern auszutauschen. Darüber hinaus bieten wir Ihnen einen speziell für Sie konzipierten Workshop zum Thema ?Digitale Personalakte?.

Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre individuelle Herausforderung!